Mit welchen Tools arbeite ich als Virtuelle Assistenz? Meine 10 Favoriten!

Von der Buchhaltung über die Erstellung von Grafiken bis hin zu Videocalls - als Virtuelle Assistenz bzw. als Selbstständiger musst Du alles selbst erledigen und managen. Zum Glück gibt es viele kostenfreie und vor allem benutzerfreundliche Tools, die Dir den Arbeitsalltag enorm erleichtern. Doch welche Tools sind notwendig, welche nice-to-have – und auf welche kannst Du getrost verzichten? Ich verrate Dir gerne, mit welchen zehn Programmen bzw. Anbietern ich arbeite und warum ich mich für eben diese entschieden habe.

1) Ein Geschäftskonto: keine Pflicht, aber definitiv ratsam

Selbstständige sind in Deutschland nicht dazu verpflichtet, ein Geschäftskonto zu führen, aber mein Rat lautet: Tu es trotzdem! Nur so kannst Du Deine geschäftlichen Einnahmen und Ausgaben von Deinen privaten trennen. Ich habe mich für das kostenlose Geschäftskonto von > Kontist entschieden, aber es gibt noch viele weitere Anbieter, bei denen Du ebenfalls nach dem für Dich passenden Modell schauen kannst.

2) "Call Me Maybe" – Videocalls ja, aber bitte auch DSGVO-konform!

Tools für Videocalls gibt es viele, aber wie sieht es eigentlich mit dem Datenschutz aus? Ich habe ein wenig recherchiert und mich bewusst gegen Zoom, Skype und Co. für geschäftliche Meetings entschieden. Ich arbeite ausschließlich mit > Jitsi, einer Open Source Videokonferenz-Plattform, für die meine Kunden weder eine Registrierung durchführen noch eine App downloaden müssen.

3) Bye bye Zettelwirtschaft: Buchhaltung leicht gemacht

Ich muss gestehen: Das Thema Buchhaltung war für mich mit sehr viel Unsicherheit und vielen Fragezeichen verbunden. Bisher musste ich mich nur einmal im Jahr mit der Steuererklärung auseinandersetzen – und das mit verhältnismäßig wenig Begeisterung. Um als Selbstständige meine Finanzen im Blick zu behalten, habe ich mich für > Lexoffice entschieden. Hier kann ich nicht nur Belege digital erfassen, sondern auch Rechnungen und Angebote schreiben.

4) Eine eigene Website für einen professionellen Auftritt im Netz

Dass ich eine eigene Website haben möchte, stand für mich von Anfang an fest. Das Problem: Ich hatte absolut keine Ahnung von HTML, Wordpress und Co. Zum Glück gibt es sogenannte Homepagebaukästen, dank derer man auch ohne Vorkenntnisse eine tolle Website bauen kann. Ich habe mich für > Wix entschieden, aber es gibt zahlreiche Anbieter, aus denen Du wählen kannst. Mein Tipp: Arbeite nicht mit der kostenlosen Version, sondern investiere das Geld in ein Premium-Abo, um alle Funktionen nutzen zu können.

5) Safety First: Schütze Deine Zugangsdaten mit einem Passwortmanager

Egal ob es um Deine eigenen Passwörter oder die Deiner Kunden geht: Der Schutz solch sensibler Daten hat oberste Priorität! Ich habe mich daher für den Passwortmanager > LastPass entschieden. Die kostenlose Version reicht bereits vollkommen aus, wenn Du die einzige Person bist, die auf die Daten zugreifen musst, und Du die Daten auch nur von einem Endgerät aus abrufen möchtest.

6) Grafikerstellung mit wenig Aufwand für Instagram und Co.

Als Virtuelle Assistentin – für allem für den Bereich Social Media – war mir wichtig, professionelle Accounts auf Facebook, Instagram und Pinterest anzulegen und diese mit hochwertigen Grafiken zu füllen. Seit Tag 1 bin ich daher Premium-Abonnentin bei > Canva. Früher habe ich immer mit Photoshop gearbeitet, aber dort hat vor allem die Erstellung von Templates viel Zeit in Anspruch genommen. Bei Canva gibt es bereits zahlreiche Vorlagen, die ich zwar nicht 1:1 übernehme, die aber eine tolle Basis für meine eigenen Designs bilden.

7) Datenaustausch: einmal schnell & einfach bitte!

Von Grafiken über Redaktionspläne bis hin zu Analysen: Um meinen Kunden Dateien zukommen zu lassen, nutze ich entweder > Wetransfer oder > Google Drive. Beide Tools sind kostenlos nutzbar. Bei letzterem kann man mit nur einem Klick einzelne Dateien oder Ordner freigeben, bei Wetransfer lassen sich beispielsweise größere Ordner hochladen und man erhält einen Download-Link, den man mit seinen Kunden teilen kann.

Einen Pro-Tipp habe ich hier für Dich: Wenn Du bei Wetransfer die Mail-Adresse eintragen sollst, an die die Dateien gehen sollen, trage hier ebenfalls Deine eigene Adresse ein. So erhältst Du zwei Mails: Eine mit einem sehr langen, etwas sperrigen Link, und eine mit einem kurzen, sauberen Link. Diesen kannst Du rauskopieren und mit Deinen Kunden teilen. Das sieht einfach professioneller aus als der sperrige Link!

8) "You've Got Mail" – doch der Weg dahin war beschwerlich

E-Mails zu empfangen und zu versenden ist doch wohl kein Problem, oder? Tja, ist es leider doch, denn als es darum ging, ein E-Mail-Konto für meine geschäftlichen Nachrichten einzurichten, wurde es plötzlich kompliziert. Meine Mails landeten häufig im Spam, was natürlich extrem kontraproduktiv ist, wenn man sich mit seinen Kunden austauschen möchte. Doch wo hat es gehakt? So genau kann ich es nicht erklären, aber es hing mit Strato zusammen, wo ich sowohl meine Domain als auch meine E-Mails eingerichtet hatte. Falls Du mehr erfahren möchtest oder das gleiche Problem hast, schau mal > hier vorbei, da wird alles gut erklärt. Die Lösung des Ganzen: Ich bin zum E-Mail-Dienst von > Zoho umgezogen und habe seitdem keine Spam-Probleme mehr! :-)

9) Warum Du Deine Arbeitszeit erfassen solltest!

Als Selbstständiger ist es nicht nur notwendig, sondern auch enorm hilfreich, seine Arbeitszeit zu tracken. Wie lange habe ich an Projekt xy gearbeitet? Wie lange brauche ich eigentlich zur Erstellung eines Postings? Um hier die Übersicht zu behalten, arbeite ich mit > Toggl, einem kostenlosen Tool zur Zeiterfassung. Probiere es einfach mal aus, die Bedienung ist sehr einfach und es lassen sich mit nur wenigen Klicks Reports erstellen, die Du Deinen Kunden zur Abrechnung vorlegen kannst.

10) Last but not least: mein Lieblingstool fürs Projektmanangement

Was muss ich heute noch erledigen? Bis wann muss der Redaktionsplan fertig sein? Und habe ich nicht noch eine Rechnung zu begleichen? Um keinen Knoten im Kopf zu bekommen, arbeite ich mit > Trello – sowohl für meine geschäftlichen als auch für meine privaten To-dos. Trello ist kostenlos und (wie ich finde) extrem übersichtlich, aber es gibt auch andere Anbieter, bei denen Du Dich nach einem geeigneten Tool umschauen kannst.

So, nun hast Du einen umfassenden Überblick über die Tools erhalten, die ich favorisiere. Ich hoffe, Du hast vielleicht ein neues Programm entdeckt, mit dem Du zukünftig arbeiten möchtest – und falls Dir mein Beitrag gefallen hat, hinterlasse gerne ein Like!

Liebe Grüße

Daniela